Thành phố Hải Phòng mới đã chính thức hoạt động. Đối với các chủ doanh nghiệp SME, đây là 7 việc cấp bách về kế toán và thuế bạn cần xử lý ngay để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Việc sắp xếp lại các đơn vị hành chính cấp xã, huyện theo các Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội không chỉ đơn thuần là thay đổi một cái tên trên bản đồ. Đây là một sự dịch chuyển pháp lý nền tảng, tác động trực tiếp đến danh tính và tư cách pháp nhân của doanh nghiệp bạn. Nếu không hành động kịp thời, doanh nghiệp có thể đối mặt với những rủi ro rất thực tế như hóa đơn điện tử bị coi là không hợp lệ, các giao dịch ngân hàng quan trọng bị đình trệ, và nguy cơ bị xử phạt hành chính theo quy định.   Bài viết này không phải là một tài liệu pháp lý khô khan. Đây là một checklist thực hành, được đội ngũ chuyên gia của Uprise biên soạn dành riêng cho các chủ doanh nghiệp SME bận rộn. Chúng tôi sẽ "cầm tay chỉ việc", hướng dẫn bạn từng bước một cách đơn giản và rõ ràng nhất. Hãy cùng chúng tôi đi qua 7 đầu việc này để đảm bảo doanh nghiệp của bạn vận hành trơn tru, tuân thủ đúng pháp luật và sẵn sàng nắm bắt những cơ hội trong bối cảnh hành chính mới của thành phố Hải Phòng.

1. Cập nhật địa chỉ trên Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh (GCNĐKDN)

• Đầu việc: Cập nhật địa chỉ trên Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh (GCNĐKDN).
• Tại sao quan trọng?: Đây là bước pháp lý nền tảng và mang tính bắt buộc. GCNĐKDN là "giấy khai sinh" của doanh nghiệp, và mọi thông tin trên đó phải chính xác tuyệt đối với thực tế. Việc thay đổi địa giới hành chính khiến địa chỉ cũ trên GCNĐKDN của bạn không còn hợp lệ về mặt pháp lý. Đây chính là "viên gạch" đầu tiên, nếu không cập nhật, bạn sẽ không thể thực hiện đúng các bước tiếp theo như cập nhật thông tin thuế, ngân hàng hay hóa đơn.    Hậu quả của việc chậm trễ là rất rõ ràng:
  • Hóa đơn không hợp lệ: Hóa đơn điện tử xuất ra với địa chỉ cũ có thể bị đối tác, khách hàng từ chối thanh toán hoặc cơ quan thuế không chấp nhận, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và uy tín.   
  • Giao dịch bị chặn: Ngân hàng có thể tạm ngưng các giao dịch chuyển tiền, giải ngân khoản vay khi phát hiện thông tin trên hồ sơ không khớp với GCNĐKDN.   
  • Rủi ro phạt hành chính: Theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, hành vi không đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp khi có thay đổi có thể bị phạt tiền từ 20.000.000 đến 30.000.000 đồng.   
• Hướng dẫn thực hiện: Quy trình này hiện đã được đơn giản hóa và thực hiện hoàn toàn trực tuyến, giúp các chủ doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian.
  • Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
    • Bạn chỉ cần chuẩn bị duy nhất 01 văn bản là "Thông báo về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp". Biểu mẫu này được quy định tại Phụ lục II-5 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.  
  • Bước 2: Nộp hồ sơ trực tuyến
    • Truy cập Cổng thông tin Quốc gia về Đăng ký Doanh nghiệp tại địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
    • Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản VNEID của người đại diện theo pháp luật hoặc sử dụng Chữ ký số của doanh nghiệp.
    • Trong giao diện nộp hồ sơ, chọn mục "Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp". Tại đây, hãy tích vào ô quan trọng nhất: “Chỉ thực hiện thay đổi địa giới hành chính”. Việc này đảm bảo hệ thống xử lý đúng quy trình và bạn sẽ được miễn lệ phí.   
  • Bước 3: Theo dõi và nhận kết quả
    • Thời gian xử lý hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ khi bạn nộp hồ sơ hợp lệ.   
    • Lưu ý quan trọng cho SME: Toàn bộ thủ tục cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính được MIỄN LỆ PHÍ theo quy định tại Khoản 3, Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.   

2. Kiểm tra và Cập nhật thông tin với Cơ quan Thuế quản lý

• Đầu việc: Kiểm tra và Cập nhật thông tin với Cơ quan Thuế quản lý.
• Tại sao quan trọng?: Thông tin của doanh nghiệp trên hệ thống của Cơ quan Thuế phải đồng bộ tuyệt đối với GCNĐKDN. Sự sai lệch có thể dẫn đến việc tờ khai thuế bị nộp sai nơi, các thông báo thuế quan trọng bị thất lạc, hoặc gặp khó khăn khi làm thủ tục hoàn thuế, quyết toán thuế. Mặc dù cơ quan thuế sẽ chủ động cập nhật, việc kiểm tra lại để đảm bảo tính chính xác là trách nhiệm của doanh nghiệp.   
• Hướng dẫn thực hiện: Quy trình này có sự kết hợp giữa việc tự động hóa của cơ quan nhà nước và sự chủ động của doanh nghiệp.
  • Bước 1: Chủ động kiểm tra (Verify First)
    • Trước tiên, hãy truy cập Cổng thông tin của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp.
    • Nhập Mã số thuế của doanh nghiệp bạn và nhấn "Tra cứu".
    • Kiểm tra kỹ 2 thông tin: "Địa chỉ trụ sở" và "Cơ quan thuế quản lý". Trong nhiều trường hợp, hệ thống của ngành thuế đã tự động cập nhật các thông tin này theo địa giới hành chính mới. Nếu thông tin đã chính xác, bạn có thể yên tâm chuyển sang bước tiếp theo.   
  • Bước 2: Hành động nếu cần (Act if Necessary)
    • Nếu sau khi kiểm tra, bạn phát hiện thông tin vẫn là địa chỉ cũ hoặc cơ quan thuế quản lý chưa đúng, bạn cần chủ động nộp hồ sơ điều chỉnh.
    • Hồ sơ cần nộp là "Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế" (Mẫu 08-MST), ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.   
  • Bước 3: Nộp tờ khai
    • Phương thức ưu tiên: Nộp trực tuyến qua Cổng Giao dịch Thuế điện tử tại https://thuedientu.gdt.gov.vn mà doanh nghiệp vẫn thường dùng để nộp tờ khai thuế.   
    • Phương thức khác: Bạn cũng có thể nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại bộ phận một cửa của Chi cục Thuế khu vực mới đang quản lý doanh nghiệp.   

3. Kiểm tra và điều chỉnh thông tin trên Hóa đơn điện tử

• Đầu việc: Kiểm tra và điều chỉnh thông tin trên Hóa đơn điện tử.
• Tại sao quan trọng?: Đây là công việc ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh hàng ngày, dòng tiền và mối quan hệ với khách hàng. Một hóa đơn có địa chỉ người bán không khớp với thông tin đăng ký pháp lý mới nhất sẽ bị coi là không hợp lệ. Điều này không chỉ khiến khách hàng của bạn gặp khó khăn trong việc kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào mà còn có thể dẫn đến việc họ từ chối thanh toán. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc có thể bị phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng.   
• Hướng dẫn thực hiện: Thao tác này rất đơn giản và được thực hiện ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử bạn đang sử dụng.
  • Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử
    • Truy cập vào tài khoản của bạn trên các phần mềm như MISA meInvoice, VNPT Invoice, Viettel S-Invoice, EasyInvoice,...
  • Bước 2: Cập nhật thông tin doanh nghiệp
    • Tìm đến mục "Thiết lập" (Settings), "Hồ sơ đơn vị" (Company Profile) hoặc "Thông tin doanh nghiệp" (Business Information).
    • Tại trường thông tin "Địa chỉ", bạn hãy chỉnh sửa lại cho khớp chính xác với địa chỉ trên GCNĐKDN mới đã được cấp ở Bước 1.
  • Bước 3: Lưu và xác nhận
    • Lưu lại thay đổi. Kể từ thời điểm này, tất cả các hóa đơn điện tử mới được phát hành sẽ tự động hiển thị địa chỉ mới.
    • Tin vui cho doanh nghiệp: Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, với trường hợp cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính, bạn KHÔNG CẦN phải nộp Tờ khai đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) cho cơ quan thuế. Hệ thống sẽ tự động đồng bộ.   
    • Mẹo thực tế: Đừng quên kiểm tra và cập nhật địa chỉ của các khách hàng và nhà cung cấp trong danh bạ của bạn, vì rất có thể họ cũng bị ảnh hưởng bởi đợt sáp nhập này. Việc này giúp hóa đơn bạn xuất ra và nhận vào đều chính xác.   

4. Thực hiện thủ tục chuyển Cơ quan Bảo hiểm xã hội (chỉ khi thay đổi cơ quan quản lý)

• Đầu việc: Thực hiện thủ tục chuyển Cơ quan Bảo hiểm xã hội (chỉ khi thay đổi cơ quan quản lý).
• Tại sao quan trọng?: Bạn chỉ cần thực hiện bước này nếu việc sáp nhập địa giới hành chính làm cho doanh nghiệp của bạn chuyển từ sự quản lý của cơ quan BHXH quận/huyện này sang một quận/huyện khác. Nếu chỉ thay đổi tên phường/xã nhưng vẫn thuộc quận/huyện cũ, bạn không cần thực hiện bước này. Việc chuyển đổi đúng cơ quan quản lý là tối quan trọng để đảm bảo mọi quyền lợi về BHXH, BHYT, BHTN (như chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí, trợ cấp thất nghiệp) cho người lao động được giải quyết liên tục, chính xác và kịp thời. Nếu nộp sai cơ quan quản lý, doanh nghiệp có thể bị coi là chậm đóng hoặc nợ BHXH, ảnh hưởng đến quyền lợi của cả người lao động và uy tín của công ty.   
• Hướng dẫn thực hiện: Quy trình này gồm 2 giai đoạn chính và cần được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi trụ sở.   
  • Giai đoạn 1: Thủ tục tại Cơ quan BHXH cũ (Nơi chuyển đi)
    • Bước 1.1: Báo giảm lao động: Lập hồ sơ báo giảm toàn bộ lao động với lý do "chuyển đơn vị". Bạn có thể thực hiện qua phần mềm giao dịch điện tử BHXH (I-VAN) với nghiệp vụ 600a, hoặc nộp hồ sơ giấy gồm Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS) và Phiếu giao nhận hồ sơ (Mẫu 106).  
    • Bước 1.2: Chốt sổ BHXH: Thanh toán toàn bộ tiền BHXH, BHYT, BHTN đến hết tháng chuyển đi. Sau đó, nộp hồ sơ để chốt sổ BHXH cho toàn bộ người lao động và nhận lại sổ đã được xác nhận quá trình đóng.   
  • Giai đoạn 2: Thủ tục tại Cơ quan BHXH mới (Nơi chuyển đến)
    • Bước 2.1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mới:
      • Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
      • Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS).
      • Bản sao GCNĐKDN đã cập nhật địa chỉ mới.
      • Thông báo kết quả đóng BHXH của cơ quan BHXH cũ (Mẫu C12-TS).   
    • Bước 2.2: Nộp hồ sơ: Nộp bộ hồ sơ này cho cơ quan BHXH nơi bạn chuyển đến (qua I-VAN hoặc trực tiếp) để được cấp mã đơn vị mới và tiếp tục quá trình tham gia BHXH cho người lao động một cách liền mạch.

5. Thông báo thay đổi địa chỉ với Ngân hàng

• Đầu việc: Thông báo thay đổi địa chỉ với Ngân hàng.
• Tại sao quan trọng?: Đối với ngân hàng, sự thống nhất thông tin giữa hồ sơ khách hàng và giấy tờ pháp lý là nguyên tắc bất di bất dịch để phòng chống rủi ro. Nếu địa chỉ của bạn trên hệ thống ngân hàng không khớp với GCNĐKDN mới, các giao dịch quan trọng như nhận tiền từ đối tác, chuyển khoản lương, hoặc giải ngân các khoản vay có thể bị tạm dừng để xác minh, gây gián đoạn không đáng có cho hoạt động kinh doanh. Đồng thời, việc cập nhật đảm bảo các thông báo, thư tín, sao kê từ ngân hàng được gửi đến đúng địa chỉ của bạn.  
• Hướng dẫn thực hiện: Thủ tục này thường yêu cầu sự hiện diện của người đại diện theo pháp luật.
  • Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
    • Một bộ hồ sơ cơ bản thường bao gồm:
      • Bản sao công chứng GCNĐKDN mới (đã cập nhật địa chỉ ở Bước 1).
      • Bản gốc CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện theo pháp luật.
      • Con dấu pháp nhân của công ty (một số ngân hàng sẽ yêu cầu đóng dấu trực tiếp lên biểu mẫu).
  • Bước 2: Đến trực tiếp chi nhánh/phòng giao dịch
    • Người đại diện theo pháp luật cần đến trực tiếp chi nhánh ngân hàng nơi doanh nghiệp đã mở tài khoản để thực hiện thủ tục.
  • Bước 3: Hoàn tất thủ tục
    • Điền đầy đủ thông tin vào "Giấy đề nghị thay đổi thông tin khách hàng" hoặc một biểu mẫu có tên tương tự do ngân hàng cung cấp.
    • Nộp lại hồ sơ cho giao dịch viên để họ kiểm tra và cập nhật thông tin mới của doanh nghiệp lên hệ thống của ngân hàng.   

6. Cập nhật Phụ lục Hợp đồng với các đối tác, khách hàng quan trọng

• Đầu việc: Cập nhật Phụ lục Hợp đồng với các đối tác, khách hàng quan trọng.
• Tại sao quan trọng?: Địa chỉ trụ sở là một trong những thông tin pháp lý cơ bản để định danh các bên trong một hợp đồng. Việc địa chỉ trên hợp đồng không còn khớp với thực tế có thể gây ra những tranh chấp không đáng có, đặc biệt là khi cần gửi các thông báo pháp lý hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh. Cập nhật thông tin qua Phụ lục hợp đồng không chỉ đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ cho các thỏa thuận đang còn hiệu lực mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch và tôn trọng của bạn đối với đối tác và người lao động   
• Hướng dẫn thực hiện:
  • Bước 1: Rà soát và Lên danh sách
    • Hãy dành thời gian rà soát lại tất cả các hợp đồng quan trọng đang còn hiệu lực, bao gồm: hợp đồng mua bán, hợp đồng cung cấp dịch vụ dài hạn, hợp đồng thuê văn phòng, và cả hợp đồng lao động với nhân viên. Lập một danh sách các bên cần được thông báo và ký phụ lục.
  • Bước 2: Soạn thảo Phụ lục hợp đồng
    • Bạn không cần phải soạn thảo một văn bản phức tạp. Một phụ lục đơn giản là đủ. Dưới đây là một mẫu bạn có thể tham khảo:

    PHỤ LỤC HỢP ĐỒNG (V/v: Sửa đổi, bổ sung thông tin địa chỉ tại Hợp đồng số: [...]/HĐKT) Hôm nay, ngày... tháng... năm 2025, tại [...], chúng tôi gồm: Bên A: Bên B: Hai bên thống nhất ký kết Phụ lục này để sửa đổi, bổ sung thông tin địa chỉ của Bên A tại Điều [...] của Hợp đồng số [...] đã ký ngày [...], cụ thể như sau: Điều 1: Sửa đổi thông tin địa chỉ của Bên A - Địa chỉ cũ: [Ghi lại địa chỉ cũ theo hợp đồng gốc] - Địa chỉ mới: - Lý do thay đổi: Do thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính theo Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội. Điều 2: Điều khoản thi hành Các điều khoản khác của Hợp đồng số [...] vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý. Phụ lục này là một phần không thể tách rời của Hợp đồng và có hiệu lực kể từ ngày ký.

    Mẫu này có thể được điều chỉnh cho phù hợp với từng hợp đồng cụ thể. 
  • Bước 3: Ký kết và Lưu trữ
    • In Phụ lục thành 02 bản, ký và đóng dấu, sau đó gửi cho đối tác/người lao động để họ ký. Mỗi bên giữ một bản và phải được lưu trữ cẩn thận cùng với hợp đồng gốc.

7. Đồng bộ thông tin trên Con dấu, Bảng hiệu và Kênh truyền thông

• Đầu việc: Đồng bộ thông tin trên Con dấu, Bảng hiệu và Kênh truyền thông.
• Tại sao quan trọng?: Đây là bước cuối cùng để hoàn thiện bộ nhận diện pháp lý và thương hiệu của công ty sau thay đổi. Sự nhất quán, đồng bộ trên tất cả các "điểm chạm" từ vật lý đến kỹ thuật số sẽ tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong mắt khách hàng, đối tác và cả các cơ quan chức năng khi họ tiến hành kiểm tra.  
• Hướng dẫn thực hiện: Đây là một danh sách các hạng mục cần rà soát và cập nhật.
  • Bước 1: Xử lý Con dấu pháp nhân
    • Hãy kiểm tra con dấu hiện tại của doanh nghiệp. Nếu trên mặt dấu có khắc địa chỉ cũ (ví dụ: Phường A, Quận B, TP. Hải Phòng), bạn BẮT BUỘC phải khắc lại con dấu mới để thông tin địa chỉ khớp với GCNĐKDN đã được cập nhật.
    • Hãy liên hệ các đơn vị có chức năng khắc dấu để đặt làm con dấu mới ngay sau khi bạn nhận được GCNĐKDN mới.
  • Bước 2: Thay đổi Bảng hiệu công ty
    • Luật Doanh nghiệp yêu cầu thông tin trên bảng hiệu phải chính xác. Hãy cho làm lại hoặc điều chỉnh bảng hiệu treo tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện để cập nhật địa chỉ mới. Đây là việc nhỏ nhưng thể hiện sự tuân thủ pháp luật. 
  • Bước 3: Cập nhật "Dấu chân số" (Digital Footprint)
    • Trong thời đại số, việc này cực kỳ quan trọng. Hãy rà soát và cập nhật ngay lập tức thông tin địa chỉ trên:
      • Mục "Liên hệ" (Contact Us) hoặc chân trang (footer) trên website chính thức của công ty.
      • Thông tin giới thiệu trên Fanpage Facebook, Zalo Official Account, trang LinkedIn của công ty.
      • Địa chỉ cửa hàng/doanh nghiệp trên Google Maps.
      • Thông tin gian hàng trên các sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki...).
      • Chữ ký email của toàn bộ nhân viên.
      • Các ấn phẩm marketing như danh thiếp (name card), brochure, catalogue cho các lần in mới. 

Kết bài

Hoàn thành 7 đầu việc trên không chỉ là việc thực hiện nghĩa vụ pháp lý, mà còn là một bước đi chiến lược để củng cố nền tảng hoạt động cho doanh nghiệp của bạn. Bằng cách chủ động rà soát và cập nhật đồng bộ thông tin trên tất cả các hồ sơ, từ giấy đăng ký kinh doanh đến hóa đơn điện tử và hợp đồng, bạn đã loại bỏ được phần lớn các rủi ro tiềm ẩn về thủ tục, thuế và các vướng mắc trong giao dịch.   Giờ đây, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về mặt pháp lý để tập trung vào điều quan trọng nhất: phát triển kinh doanh, chăm sóc khách hàng và nắm bắt những cơ hội mới mà siêu đô thị Hải Phòng mang lại. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng hôm nay chính là chìa khóa cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai.